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Abrechnungsunterlagen im Detail

Belegliste

Für die Belegliste ist eine Excel-Vorlage zu verwenden (Download hier). In deren Registerkarte „Ausfüllhilfe Kunde“ finden Sie Hinweise zum Ausfüllen.

Die Excel-Tabelle berechnet automatisch die Pauschalen für Personal- und Verwaltungskosten. Diese dürfen Sie nicht selbst eintragen.

Für die Umrechnung der Ausgaben, die in einer anderen Währung als EURO getätigt wurden, wird der monatliche Buchungskurs der Europäischen Kommission angewandt. Es wird der Kurs des Monats verwendet, in dem Sie die Abrechnung vorlegen, nicht des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Sollte der angewandte Kurs jedoch für Sie günstiger sein, so werden nur die Ausgaben anerkannt, die Sie tatsächlich hatten. Der monatliche Wechselkurs der Europäischen Kommission ist abrufbar unter: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_de.cfm

Zahlungsnachweise

Es muss der Zahlungsfluss vom Begünstigten bis zum Auftragnehmer nachgewiesen werden. Dieser kann evtl. über mehrere Stationen gehen (z.B. über private Konten). Alle diese Stationen sind lückenlos nachzuweisen.

Alle Zahlungsnachweise sind im Original einzureichen (oder ausnahmsweise beglaubigte Kopien). Üblicherweise sind dies Kontoauszüge, ggf. auch ein Handkassenbuch. Falls Kontoauszüge ausschließlich online abgerufen werden, sind diese nicht nur ausdrucken, sondern es muss auch das Formular zur Akzeptanz von Originalen gleichgestellten Belegen ausgefüllt beigefügt werden (zu finden auf den Seiten der SAB).

Rechnungen

Alle Dokumente, die Zahlungen begründen, wie Rechnungen, Quittungen, Verträge etc., sind im Original einzureichen. In Ausnahmefällen können beglaubigte Kopien anerkannt werden.

Alle Rechnungen müssen an den Begünstigten adressiert sein, alle Verträge müssen vom Begünstigten geschlossen worden sein. Lauten Sie z.B. auf den Projektpartner, werden sie nicht anerkannt.

Vermerke

Für Vermerke über Vergaben bzw. Preisvergleiche gibt es zwei verschiedene Vorlagen für öffentliche (Download hier) und nicht-öffentliche Auftraggeber (Download hier).

Die Nachweise zur Bestellung bzw. Beauftragung können in Form von Briefen, E-Mails bzw. Telefonnotizen beigefügt werden.

Einnahmen

Einnahmen sind mit Einzahlungsbelegen, z.B. Kontoauszügen oder Handkassenbüchern, nachzuweisen.

Teilnehmerlisten

Zum Nachweis der Zahl der Teilnehmer an Veranstaltungen reichen keine Fotos, sondern es müssen Teilnehmerlisten eingereicht werden. Diese müssen die Namen und Unterschriften der Teilnehmer enthalten. Eine Vorlage für Teilnehmerlisten steht Ihnen als Word-Dokument oder als PDF zur Verfügung..

Nachweise zu Publizitätsmaßnahmen

Von allen geförderten Publikationen und Gegenständen müssen Belegexemplare mit der Abrechnung eingereicht werden. Diese sollten mit der laufenden Nummer des entsprechenden Belegs in der Belegliste versehen werden.

Abschlussbericht mit Auszahlungsantrag

Der mit der Abrechnung einzureichende Abschlussbericht mit integriertem Auszahlungsantrag wird im gleichen Online-System wie der ursprüngliche Antrag ausgefüllt. Dies muss zweisprachig erfolgen.

In Punkt 7 „Beitrag zu Best practice“ sollen das gesamte Projekt in kurzer Form dargestellt werden. Dieser Text kann später verwendet werden, um z.B. in einer Publikation oder auf der Website der Euroregion über geförderte Kleinprojekte zu informieren. Der Text richtet sich also nicht an die Euroregion, sondern an ein Publikum, welches keinerlei Vorkenntnisse über das Projekt hat.