Bei Projekten, die eine Vergabe von Leistungen an Dritte erfordern, sind die grundsätzlich jeweiligen nationalen und europäischen vergaberechtlichen Bestimmungen zu beachten. Es gibt jedoch noch weitergehende Anforderungen bei grenzüberschreitenden Projekten. Die folgenden Regeln gelten für deutsche Begünstigte.

Preisvergleich ab 250 Euro

Zum Nachweis von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind – anders als nach sächsischem Vergaberecht – bei Dienst- und Lieferleistungen ab 250 Euro (netto) Preisvergleiche durchzuführen und zu dokumentieren. Dafür sollen mindestens drei Angebote eingeholt oder eine Internetrecherche durchgeführt werden. Bei der Berechnung des Auftragsvolumens sind ein paar Fallstricke zu beachten (siehe hier).

Auftragswertschätzung

Es ist eine Schätzung des Auftragswertes durchzuführen und das Ergebnis im Vergabevermerk zu dokumentieren.

Tipp: Auch wenn im Vermerk nur der geschätzte Auftragswert anzugeben ist, empfehlen wir, die Schätzung detaillierter in einem internen Vermerk zu dokumentieren. Damit sind Sie bei einer evtl. späteren Prüfung auf der sicheren Seite.

Binnenmarktrelevanz

Öffentliche Auftraggeber müssen auch unterhalb der europäischen Vergabeschwelle prüfen, ob der zu vergebende Auftrag für den europäischen Binnenmarkt relevant ist, also ob ausländische Anbieter daran interessiert sein könnten. Das ist ein komplizierter Vorgang, bei dem verschiedene Kriterien einfließen (z.B. Auftragsvolumen, Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftlicher Gepflogenheiten oder geografische Lage des Ortes). Es liegt in der Natur von Projekten in der Grenzregion, dass das Kriterium der räumlichen Nähe ausländischer Anbieter meistens erfüllt ist.

Für den Binnenmarkt relevante öffentliche Aufträge sind bekannt zu machen. Dafür genügt z.B. eine Veröffentlichung auf der Website des Auftraggebers. Dies ist zu dokumentieren (z.B. durch Screenshot).

Tipp: Im Zweifelsfalle gehen Sie lieber von einer Binnenmarktrelevanz aus und veröffentlichen die geplante Auftragsvergabe auf Ihrer Website. Das ist ein begrenzter Aufwand und kann Ärger in der Abrechnung ersparen.

Vergabevermerk

Alle Angebote bzw. Beschaffungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren. inkl. des geschätzten Auftragswertes, des Ergebnisses der Prüfung der Binnenmarktrelevanz, der recherchierten Anbieter sowie der Bewertung und Entscheidung zur Auftragserteilung. Detaillierte Informationen sind im Umsetzungsdokument im Punkt 6.3 zu finden.

Für den Vergabevermerk steht eine Vorlage zur Verfügung (Download hier).