Application procedure explained step by step
Beratung
Es ist unbedingt empfehlenswert, bei der zuständigen Euroregion frühzeitig einen Beratungstermin zu vereinbaren. Die Förderung aus dem Kleinprojektefonds ist nicht sehr kompliziert, aber es gibt ein paar Fehlermöglichkeiten, die klein erscheinen und dennoch ernsthafte Konsequenzen haben können.
Im Kleinprojektefonds gilt das Lead-Partner-Prinzip. Sie müssen also zuerst entscheiden, welcher Partner als Lead Partner fungiert. Die zuständige Euroregion und darin die zuständige Seite ist diejenige, in der der Lead-Partner seinen Sitz hat.
Ihre Ansprechpartnerinnen für den KPF in der Euroregion Elbe/Labe sind auf deutscher Seite Frau Richter und auf tschechischer Seite Frau Rožánková. Die Kontaktinformationen finden Sie hier:
für deutsche Antragsteller für tschechische Antragsteller
Die anderen sächsisch-tschechischen Euroregionen erreichen Sie hier:
Euroregion Neisse-Nisa-Nysa
Euroregion Erzgebirge/Krušnohorí
Euregio Egrensis
Vorfinanzierung
Die Förderung aus dem Kleinprojektefonds wird immer erst nach Abschluss und Abrechnung des Projekts ausgezahlt. Es gibt keine Vorschüsse, deshalb muss das Projekt komplett vorfinanziert werden.
Unterschätzen Sie bitte nicht die notwendige Dauer der Vorfinanzierung. Diese kann bis zu 1,5 Jahren betragen. Dazu eine kurze Erläuterung (das Abrechnungsprozedere finden Sie ganz unten):
- Ihr Projekt kann eine Laufzeit bis zu einem Jahr haben. Es kann also passieren, dass sie am Anfang anfallende Kosten erst nach einem Jahr in die Abrechnung einbringen können. Zwischenabrechnungen sind nicht möglich.
- Nach dem Abschluss des Projektes müssen Sie alle Rechnungen erhalten und begleichen. Dann müssen Sie die Abrechnungsunterlagen zusammenstellen.
- Sie reichen danach die Unterlagen bei der Euroregion ein. Hier findet nur eine formale Vorprüfung statt, die schnell gehen kann, wenn keine Probleme erkannt werden. Allerdings werden die Abrechnungen nur quartalsweise an die Sächsische Aufbaubank (SAB) zur Prüfung weitergereicht. Im ungünstigsten Falle vergehen bis dahin also weitere drei Monate.
- Daraufhin hat die SAB max. drei Monate Zeit, die Belege zu prüfen. Bei positivem Ergebnis erfolgt relativ bald die Auszahlung der Mittel.
Ganz ohne schuldhafte Verzögerung eines Beteiligten kann hier also ein recht langer Zeitraum zwischen Begleichung der ersten Rechnung und Auszahlung der Fördermittel zusammenkommen.
Tipp: Teilen Sie Ihr Projekt ggf. in Teile auf (Vorsicht: Wiederholungen vermeiden, sonst wird der Fördersatz reduziert - siehe hier), um nicht ein Jahr bis zur Einreichung der Abrechnung warten zu müssen. Allerdings wird damit der Aufwand für die Antragstellung erhöht.
Lead Partner
Im Kleinprojektefonds gilt das Lead-Partner-Prinzip. Der Lead Partner stellt den Antrag, und nur er kann Kosten geltend machen und Förderung erhalten.
Zuständige Gebiete der Euroregion Elbe/Labe
Der Antrag ist bei der Euroregion einzureichen. Die Euroregion Elbe/Labe umfasst auf deutscher Seite das komplette Gebiet des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und der Landeshauptstadt Dresden. Auf tschechischer Seite umfasst es grundsätzlich das Gebiet der vier Kreise Děčín, Ústí nad Labem, Teplice und Litoměřice. Einige Gemeinden am Rand gehören allerdings zu den Euroregionen Krušnohoří bzw. Nisa. Den genauen Zuschnitt der Fördergebiete aller sächsisch-tschechischen Kleinprojektefonds finden Sie im Umsetzungsdokument in Punkt 3.1 (siehe unter Downloads).
Online-Antrag und Anlagen
Der Antrag wird online in Deutsch und Tschechisch ausgefüllt und eingereicht. Die Adresse dafür lautet (nicht wundern, Sie werden dann weitergeleitet):
Wenn Sie keine elektronische Signatur zur Unterzeichnung des Antrages haben, können Sie diesen nach der Einreichung über das Online-Portal ausdrucken, unterschreiben, einscannen und den Scan dem Projektsekretariat zuschicken. Das gilt auch für das Einwilligungsformular zur Datenverarbeitung.
Dem sind von deutschen Lead Partnern die folgenden Anlagen beizufügen (wenn zutreffend):
- Satzung beider Projektpartner,
- Vereinsregister-/Handelsregisterauszug beider Projektpartner,
- Vertretungsberechtigung für Unterzeichner des Antrags von beiden Projektpartnern,
- Einwilligungserklärung beider Projektpartner zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten (Formular hier zum Download).
Vorzeitiger Maßnahmebeginn
Nach Einreichung des Projektantrages kann auf eigenes Risiko mit der Umsetzung des Projektes begonnen werden. Ein vorzeitiger förderunschädlicher Maßnahmebeginn in diesem Sinne ist ohne gesonderte Beantragung zulässig (mehr unter Durchführung des Projekts).
Aber Achtung: Jeder Schritt der Projektumsetzung VOR dem Tag der Einreichung führt zum Verlust ALLER Fördermittel!
Formale und fachliche Prüfung
Nach Einreichung des Antrages prüft das Sekretariat die formale Richtigkeit und fachliche Förderfähigkeit. Die formale Kontrolle überprüft, ob der Antrag vollständig und zweisprachig ist. In fachlicher Hinsicht wird geprüft, ob der Projektinhalt nach den Regeln des Kleinprojektefonds förderfähig ist. Im Rahmen dieser Kontrollen werden möglicherweise Unterlagen oder Informationen vom Antragsteller nachgefordert.
Nach erfolgreichem Abschluss der formalen und fachlichen Prüfung wird der Projektantrag registriert und erhält eine Registrierungsnummer.
Lokaler Lenkungsausschuss
Über die beantragte Förderung des Projektes entscheidet der Lokale Lenkungsausschuss. Dieses Gremium hat 12 Mitglieder, welche die Gebietskörperschaften in der Euroregion Elbe/Labe vertreten. Zudem hat es eine Reihe beratender Mitglieder aus den Bereichen Soziales, Umwelt, Tourismus und Wirtschaft.
Wird der Projektantrag bewilligt, so erhält der Begünstigte (Lead Partner) eine Zuwendungsvertrag zugesandt. Andernfalls wird er über die Ablehnung und die Gründe dafür informiert.
Die Ablehnungsquote im Kleinprojektefonds in der Euroregion Elbe/Labe lag im Zeitraum 2014-2020 bei ca. 10%.
Eine Übersicht der Sitzungen des Lokalen Lenkungsausschusses inkl. aller Zahlen zu beantragten und bestätigten Projekten finden Sie hier.
Widerspruch gegen Ablehnung
Der Antragsteller kann gegen die Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses innerhalb von 30 Kalendertagen nach Bekanntgabe der Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses schriftlich Beschwerde bei dem zuständigen KPF-Projektsekretariat einlegen. Der Lokale Lenkungsausschuss entscheidet in einer weiteren Sitzung, ob dem Widerspruch abgeholfen werden kann oder nicht.
Vorzeitiger Maßnahmebeginn
Sie müssen mit der Umsetzung des Projektes nicht bis zur Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses warten, sondern können damit bereits ab der Projekteinreichung beginnen.
Publizitätsvorschriften
Vergessen Sie bloß nicht, während der Durchführung des Projektes die Publizitätsvorschriften der Europäischen Union zu beachten. Die zwei wichtigsten Punkte dabei sind:
- der Hinweis auf die Förderung auf allen geförderten Drucksachen und Gegenständen mit dem Programmlogo INTERREG Sachsen - Tschechien und Logo der Euroregion Elbe/Labe sowie
- der Hinweis auf die Förderung bei Veranstaltungen in Form eines Aushangs mit dem Programmlogo INTERREG Sachsen - Tschechien und Logo der Euroregion Elbe/Labe (Vorlage vorhanden).
Weitere Details finden Sie hier.
Heben Sie unbedingt ein Exemplar von allen Publikationen usw. auf, um dieses mit der Abrechnung als Nachweis einzureichen.
Zweisprachigkeit
Alle Publikationen im Projekt müssen mindestens zweisprachig veröffentlicht werden, also auf Deutsch und Tschechisch. Die genauen Details dazu finden Sie hier.
Vor-Ort-Kontrollen
Die Euroregion ist verpflichtet, bei einem bestimmten Teil der Projekte eine Vor-Ort-Kontrolle durchzuführen. Deshalb müssen alle Begünstigten das Projektsekretariat mindestens 10 Arbeitstage vorher über die Durchführung von Veranstaltungen informieren und den Zugang dazu für die Mitarbeiter*innen sicherstellen.
Nach Abschluss des Projektes erfolgt die Abrechnung. Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt im Erstattungsprinzip und ausschließlich nach Vorlage und Prüfung der Unterlagen. Auf der deutschen Seite ist an diesem Prozess die Sächsische Aufbaubank (SAB) beteiligt.
Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen
Abzugeben sind nur diese Unterlagen:
- Abschlussbericht über die Durchführung des Kleinprojektes mit der Darstellung der Projektergebnisse (aus dem Online-System),
- Fotodokumentation der durchgeführten Veranstaltung zum Nachweis der Teilnehmer sowie der realisierten Aktivitäten,
- Teilnehmerlisten mit den Unterschriften aller Teilnehmer, abgehakte Anmeldelisten, Kopien von Teilnahmeurkunden u. ä. zum Nachweis der Teilnehmerzahl,
- Programm/Tagesordnung als Nachweis für die Dauer von Veranstaltungen.
Weitere Unterlagen sind wirklich nicht nötig, keine Bestellungen, keine Rechnungen, keine sonstigen Belege.
Prüfung der Abrechnung und Auszahlung
Der Ablauf der Abrechnungsprüfung bis hin zur Auszahlung der Fördermittel ist folgender:
- Sie geben die Abrechnungsunterlagen via Online-System ab.
- Die Euroregion führt eine Prüfung der Unterlagen durch.
- Die Euroregion teilt der SAB das Ergebnis der Prüfung mit
- Die SAB überweist der Euroregion die Fördermittel.
- Die Euroregion überweist Ihnen die Fördermittel.