Euroregion Elbe/Labe

Proces podpory krok za krokem

Na následných řádcích je vysvětlen krok za krokem postup, jak požádat o dotaci v rámci Fondu malých projektů. Prosím pročtěte si jednotlivé body pozorně, zamezíte tak eventuálním potížím.

  • Před podáním žádosti
  • Podání žádosti online
  • Rozhodnutí o žádostech
  • Realizace projektu
  • Vyúčtování a platba

Konzultace

Doporučujeme žadatelům kontaktovat nejprve příslušný Euroregion a sjednat si zde konzultaci. Dotace FMP není sice komplikovaná, ale i přesto existují určitá úskalí a nebezpečí, které mohou mít vážné následky na vyplacení dotace.

Ve FMP platí princip Lead-partnera. Je nutné tedy domluvit se předem, který z partnerů bude Lead-partnerem. Podle sídla tohoto lead-partnera je určen také příslušný sekretariát FMP v Euroregionu.

Koordinátorkami FMP na české straně EEL jsou Milada Heinzlová a Jana Rožánková a na saské strane EEL se jedná o paní Richter a paní Kosourovou.

Kontakty: pro německé žadatele  pro české žadatele

Ostatní česko-saské euroregiony:

Euroregion Neisse-Nisa-Nysa
Euroregion Erzgebirge/Krušnohoří
Euregio Egrensis

Předfinancování

Dotace se v rámci FMP výplácejí zpětně  až po ukončení a vyúčtování projektu. Projekt není možné předfinancovat zálohou.

Nepodceňujte prosím potřebnou dobu předfinancování. Ta se může protáhnout třeba až na 1,5 roku:

  1. Doba realizace Vášeho projektu může trvat až 12 měsíců. Tzn. všechny výdaje můžete vyúčtovat až po ukončení projektu. 
  2. Všechny platby musí proběhnout nejpozději 30 dnů po ukončení projektu tak, aby mohly být zařazeny do vyúčtování projektu a později zpětně proplaceny 
  3. Následně předáte sekretariátu EEL na české straně požadované podklady. Zde proběhne věškerá kontrola. V případě nedostatků je žadatel vyzván tyto opravit. Ve chvíli, kdy je vše v pořádku, je žádost zařazená na čtvrtletní soupisku ukončených projektů a následně je tato soupiska odeslána na CRR do Chomutova. CRR provádí samostatně kontrolu výbraných projektů, příp. schválí žádost a přepošle žádost o platbu na Saskou rozvojovou banku (SAB). SAB proplatí podle soupisky prostředky na konto Lead-partnera. (v našem případě saská strana EEL) Následné poukáže saská strana EEL prostředky na náš účet a následně odesíláme prostředky na účet konečné žadatele.

Je tedy zřejmé, že se i v případě bezproblémového průběhu jedná o relativně dlouhý proces.

Lead-partner

V rámci FMP platí princip lead-partnera. Lead-partner žádá o dotaci a jen on může uplatnit náklady a získat dotací. V případě, že oba patneři mají výdaje, je možné předložit tzv. zrcadlový projekt.

Příslušný Euroregion

Žádost musí být předložena na té straně, kde má žadatel sídlo. Dotační území EEL na saské straně tvoří kompletní zemský okres Sächsische Schweiz-Osterzgebirge (Saské Švýcarsko Východní Krušnohoří) a hlavní zemské město Drážďany. Na české straně EEL se jedná o tato území

  • okres Ústí nad Labem;
  • okres Teplice (bez katastrálního území obcí a měst Osek, Duchcov, Hrob, Ledvice, Mikulov, Moldava, Žim);
  • okres Litoměřice (bez katastrálního území obcí a měst Křesín, Podsedice, Třebívlice);
  • okres Děčín (bez katastrálního území obcí a měst Dolní Podluží, Doubice, Horní Podluží, Chřibská, Jiřetín pod Jedlovou, Jiříkov, Lobendava, Rumburk, Rybniště, Staré Křečany, Šluknov, Varnsdorf, Velký Šenov, Vilémov).

Online žádost a přílohy

Žádost se vyplní v češtině i v němčině a předloží se online na adrese:

eel.kpf-fmp.eu

Zároveň se žádost vytiskne, podepíše oběma partnery a odešle na sekretariát EEL. Spolu se žádostí odešle žadatel požadované přílohy:

1. Podrobný rozpočet – plán výdajů

2. Stanovy – všichni partneři

3. Výpis z registru – všichni partneři

4. Statutární orgán – všichni partneři

5. Prohlášení o souhlasu – všichni partneři

6. Podrobný rozpočet

7. Čestné prohlášení

Formální a odborná kontrola

Po předložení projektové žádosti provede sekretariát kontrolu formální správnosti a odborné způsobilosti. V rámci formální kontroly se zkoumá, zda je žádost kompletní a dvojjazyčná. V případě nekompletnosti vyzve sekretariát žadatele k doplnění. Splní-li žadatel požavek na doplnění, sekretariát pokračuje s odbornou kontrolou. Z odborného hlediska se zjištuje, zda je obsah projektu způsobilý k dotaci podle pravidel FMP. V rámci těchto kontrol může být žadatel opět vyzván k poskytnutí doplňujících informací nebo dokumentů. V této fázi kontroly rozhodne sekretariát o registraci nebo zamítnurí žádosti. O registraci/zamítnutí je žadatel informován písemně.

Registrace

Po úspěšném ukončení kontrol se projekt zaregistruje do systému a obdrží registrační číslo. Od této chvíle jsou náklady vzniklé v rámci projektu způsobilé k proplacení, avšak do rozhodnutí LŘV nese žadatel riziko, že pokud LŘV projekt neschválí, nebudou projektové výdaje proplaceny (viz Realizace projektu).

Pozor: Zahájení projektu před jeho registrací vede k odebrání celé dotace!!!

Lokální řídící výbor (LŘV)

O dotaci rozhoduje Lokální řídící výbor. Jedná se o grémium složené ze 14 hlasujících členů (7 CZ+7 DE). Dále jsou členy LŘV nehlasující zástupci sociálních a hospodářských partnerů. Jednání LŘV mohou být přitomni jako pozorovatelé zástupci Řídícího orgánu, Národního orgánu, CRR a SAB.

Je-li projekt schválen LŘV, obdrží žadatel návrh smlouvy o financování. V případě zamítnutí jsou žadateli oznámeny důvody zamítnutí.

V současné době se kvóta zamítnutých projektů pohybuje kolem 10%.

Přehled všech zasedání Lokálního řídícího výboru včetně údajů předložených a schválených projektů naleznete zde.

Odvolání se proti zamítnutí

Proti rozhodnutí Lokálního řídícího výboru o zamítnutí projektové žádosti může žadatel podat písemné a zdůvodněné námitky ve lhůtě 30 dnů od doručení rozhodnutí. Námitky lze podat u ko-předsedy LŘV, sekretariát FMP EEL, Velká Hradební 2, 400 01 Ústí nad Labem. Námitky se podávají písemně, musí z nich být zřejmé, proti kterému rozhodnutí směřují, a musí obsahovat zdůvodnění nesouhlasu s rozhodnutím. V případě, že budou písemné a zdůvodněné námitky podány po stanovené lhůtě, nelze jim vyhovět.

LŘV rozhodne na svém následujícím zasedání, zda je námitka odůvodněná či nikoliv.

Předčasné zahájení

Se zahájením projektu nemusí žadatel bezpodmínečně čekat na rozhodnutí LŘV. Žadatel smí zahájit projekt již po jeho registraci, kterou provede sekretariát po formální a odborné kontrole projektu (registraci projektu nezaměnovat s předložením žádosti!!!!!! Viz Rozhodnutí o projektových žádostech) Za zahájení projektu se považuje první právní úkon k objednání vybavení nebo využití služeb nebo jiný závazek, který projekt činí nevratným. Výdaje vzniklé za překlad projektové žádosti se nepovažují za zahájení projektu a jsou způsobilé, pokud vznikly po datu 1. 1. 2014 a před registrací projektové žádosti a za předpokladu schválení malého projektu Lokálním řídícím výborem. To se týká i rezervace, kterou je možné bezplatně stornovat.

Zadávání zakázek

Na české straně je nutné řídit se příslušnými zákony v aktuálním znění a u veřejných zakázek, které zákony neupravují, příslušnými národními pravidly stanovenými Národním orgánem. Povinností žadatele je nakládat s veřejnými prostředky hospodárně a účelně. 

Předpisy publicity

Příjemci dotace jsou proto povinni provádět informační a komunikační opatření, aby upozornili veřejnost na podporu z Evropské unie. Je třeba volit taková informační a komunikační opatření, která jsou úměrná charakteru daného projektu a která osloví relevantní veřejnost (například internetové stránky, tiskové zprávy, letáky a publikace, akce, plakáty, propagační materiály).

Dvojjazyčnost

Všechny publikace vydávané v rámci FMP musí být nejméně dvojjazyčné (česky a německy). Detaily najdete zde.

Kontrola na místě

Euroregion má za povinnost zkontrolovat 10% projektů přímo na místě realizace. Příjemci dotace mají povinnost informovat písemně s dostatečným předstihem (nejméně 7 dní před samotnou akcí) projektový sekretariát o realizaci akcí projektu a zajistit přístup pracovníkům sekretariátů FMP EEL. 

Po ukončení projektu následuje vyúčtování. K proplacení dotačních prostředků dochází v režimu zpětného vyplacení na základě kontroly proplacených faktur nebo jiných dokladů. Na německé straně kontrolují vyúčtování, jak sekretariát FMP, tak Saská rozvojová banka (SAB). Na české straně kontrolu provádí sekretariát EEL, u některých projektů s nebezpečím střetu zájmů přebírá kontrolu Centrum pro regionální rozvoj v Chomutově.

Náležitosti vyúčtování:

  • soupiska výdajů v tistěné podobě a elektronicky (vzorový list ke stažení zde),
  • výpisy z účtu nebo rovnocenné účetní doklady/doklady o zaplacení,
  • faktury/doklady/smlouvy,
  • doklad o zadání zakázek, cenové nabídky,
  • objednávek popř. čestná prohlášení o objednávkách,
  • doklad o příjmech,
  • účetní evidenci (oddělenou)
  • čestná prohlášení (k žádosti o platbu, cestovnému, objednávkám a shodnosti dokladů)
  • prezenční listiny,
  • doklady o publicitě,
  • závěrečná zpráva s intergrovanou žádosti o platbu (z online systému),
  • příp. další relevantní doklady viz informace k finanční stránce projektů.

Zde najdete informaceo jednotlivých účetních dokladech: podrobné informace k vyúčtování

Kontrola vyúčtování a platba

Proces účetní kontroly až do vyplacení finančních prostředků je následující:

  • Vyúčtování předkládáte Euroregionu.
  • Euroregion provádí kontrolu úplnosti vašich dokumentů. V případě potřeby od vás budou požadovány další dokumenty.
  • Euroregion kontroluje legálnost a řádnost všech fakturovaných výdajů. V tomto kroku jsou někdy požadovány chybějící dokumenty nebo informace.
  • Žadost o platbu za projekty FMP se předávají na CRR v lednu, dubnu, červenci a říjnu. 
  • CRR informuje euroregion o výsledku kontroly a odesílá žádost o platbu na SAB
  • SAB vyplatí uznanou dotaci saské straně EEL, která neodkladně převádí prostředky české straně roregion vás bude informovat o výsledku kontroly a převede vám dotační prostředky.
  • Užitečné informace o posouzení délky kontroly naleznete v části předfinancování.