Euroregion Elbe/Labe

Das Förderverfahren Schritt für Schritt erklärt

Im Kleinprojektefonds in der Euroregion Elbe/Labe können keine Anträge mehr gestellt werden. Deshalb werden hier nur die zur Durchführung und Abrechnung von Projekten relevanten Informationen veröffentlicht.

Voraussichtlich ab 2023 wird es einen neuen Kleinprojektefonds geben.
  • Durchführung des Projektes
  • Abrechnung und Auszahlung

Vorzeitiger Maßnahmebeginn

Sie müssen mit der Umsetzung des Projektes nicht bis zur Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses warten, sondern können damit bereits ab der Registrierung (siehe Entscheidung über das Projekt) beginnen. Als Umsetzung des Projektes gilt jedes Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung im Zusammenhang mit dem Projekt, also z.B. eine Bestellung oder ein anderer Vertragsschluss. Das betrifft leider auch Reservierungen, die kostenfrei storniert werden können.

Vergabe externer Aufträge

Für die Vergabe externer Aufträge (Dienstleistungen, Beschaffungen) gelten die Vorschriften des Umsetzungsdokumentes, Nr. 6.3. In vielen Fällen ist ein Preisvergleich notwendig. Die Regeln dafür unterscheiden sich danach, ob der Antragsteller ein öffentlicher (Städte, Gemeinden, deren Verbände, Behörden etc.) oder ein nicht-öffentlicher Auftraggeber (Vereine, Verbände, Stiftungen, Unternehmen etc.) ist.

Regelungen für nicht-öffentliche AuftraggeberRegelungen für öffentliche Auftraggeber

Bitte beachten Sie auch die Hinweise zu Fallstricken bei der Einhaltung der relevanten Wertgrenzen.

Dokumentieren Sie bei allen Auftragsvergaben, wo ein Preisvergleich notwendig ist, diesen möglichst detailliert. Das beinhaltet alles von der ersten Anfrage über die eingegangenen Angebote bis zur Auftragserteilung. Sollten Sie einen Preisvergleich im Internet vornehmen (z.B. für Unterkünfte), so dokumentieren Sie diesen am besten mit Screenshots. All das muss am Ende den Abrechnungsunterlagen beigefügt werden.

Publizitätsvorschriften

Vergessen Sie bloß nicht, während der Durchführung des Projektes die Publizitätsvorschriften der Europäischen Union zu beachten. Die zwei wichtigsten Punkte dabei sind:

  1. der Hinweis auf die Förderung auf allen geförderten Drucksachen und Gegenständen mit Logo der EU und dazugehörigem Text (Größe und Farbversion beachten!) sowie
  2. der Hinweis auf die Förderung bei Veranstaltungen in Form eines Aushangs mit Logo der EU und dazugehörigem Text (Vorlage vorhanden).

Weitere Details finden Sie hier.

Heben Sie unbedingt ein Exemplar von allen Publikationen usw. auf, um dieses mit der Abrechnung als Nachweis einzureichen.

Zweisprachigkeit

Alle Publikationen im Projekt müssen mindestens zweisprachig veröffentlicht werden, also auf Deutsch und Tschechisch. Die genauen Details dazu finden Sie hier.

Vor-Ort-Kontrollen

Die Euroregion ist verpflichtet, bei einem bestimmten Teil der Projekte eine Vor-Ort-Kontrolle durchzuführen. Deshalb müssen alle Begünstigten das Projektsekretariat rechtzeitig über die Durchführung von Veranstaltungen informieren und den Zugang dazu für die Mitarbeiter*innen sicherstellen.

Nach Abschluss des Projektes erfolgt die Abrechnung. Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt im Erstattungsprinzip und ausschließlich nach Vorlage und Prüfung bezahlter Rechnungen und Buchungsbelege. Auf der deutschen Seite sind an diesem Prozess sowohl das KPF-Sekretariat der Euroregion als auch die Sächsische Aufbaubank (SAB) beteiligt. Auf der tschechischen Seite führt die Kontrolle das KPF-Sekretariat durch. Bei Projekten mit Befangenheit übernimmt diese Kontrolle das Zentrum für Regionalentwicklung in Chomutov.

Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen

Abzugeben sind alle Abrechnungsunterlagen (entsprechend Ihres Zuwendungsvertrages Punkt 11) in dieser Reihenfolge:

  • Belegliste in Papierform und elektronisch (Download der Vorlage hier),
  • Zahlungsnachweise (Handkassenbuch, Kontoauszüge),
  • Rechnungen/Quittungen/Verträge,
  • Vermerke über Vergaben bzw. Preisvergleiche,
  • Nachweise zu Bestellungen bzw. Beauftragungen,
  • Nachweise zu Einnahmen,
  • Teilnehmerlisten,
  • Nachweise zu Publizitätsmaßnahmen,
  • Abschlussbericht mit integriertem Auszahlungsantrag (aus dem Online-System).

Viele wichtige Informationen zu den einzelnen Abrechnungsunterlagen finden Sie hier: Abrechnungsunterlagen im Detail

Prüfung der Abrechnung und Auszahlung

Der Ablauf der Abrechnungsprüfung bis hin zur Auszahlung der Fördermittel ist folgender:

  • Sie geben bei der Euroregion die Abrechnungsunterlagen ab.
  • Die Euroregion führt eine grobe Prüfung der Vollständigkeit Ihrer Unterlagen durch. Ggf. werden weitere Unterlagen von Ihnen nachgefordert.
  • Die Euroregion reicht die Unterlagen mit einem Prüfprotokoll an die SAB weiter. Dort erfolgt die Kontrolle der Recht- und Ordnungsmäßigkeit aller abgerechneten Ausgaben. Die Weitergabe erfolgt üblicherweise im Rahmen von Quartalsabrechnungen im Januar, April, Juli und Oktober.
  • Die SAB prüft die Abrechnung und teilt der Euroregion das Ergebnis mit. Manchmal werden fehlende Unterlagen oder Informationen in diesem Schritt nachgefordert, aber oft auch nicht. Dann werden Teile der Ausgaben nicht anerkannt. Dieser Schritt darf bis zu drei Monate dauern.
  • Die SAB teilt der Euroregion das Ergebnis der Prüfung mit und zahlt die anerkannten Fördermittel an die Euroregion aus.
  • Die Euroregion teilt Ihnen das Ergebnis der Prüfung mit und überweist Ihnen die Fördermittel.

Hilfreiche Hinweise zur Einschätzung der Dauer der Prüfung finden Sie im Abschnitt zur Vorfinanzierung.