Euroregion Elbe/Labe

Das Förderverfahren Schritt für Schritt erklärt

Wenn Sie geklärt haben, dass Ihr geplantes Projekt den Förderbedingungen des Kleinprojektefonds entspricht, können Sie einen Förderantrag stellen. Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Schritte des Antragsverfahrens. Bitte lesen Sie sich die einzelnen Hinweise gut durch, um spätere Probleme zu vermeiden.

  • Vor Antragstellung
  • Antragstellung online
  • Entscheidung über Anträge
  • Durchführung des Projektes
  • Abrechnung und Auszahlung

Beratung

Es ist unbedingt empfehlenswert, bei der zuständigen Euroregion frühzeitig einen Beratungstermin zu vereinbaren. Die Förderung aus dem Kleinprojektefonds ist nicht sehr kompliziert, aber es gibt ein paar Fehlermöglichkeiten, die klein erscheinen und dennoch ernsthafte Konsequenzen haben können.

Im Kleinprojektefonds gilt das Lead-Partner-Prinzip. Sie müssen also zuerst entscheiden, welcher Partner als Lead Partner fungiert. Die zuständige Euroregion und darin die zuständige Seite ist diejenige, in der der Lead-Partner seinen Sitz hat.

Ihre Ansprechpartnerinnen für den KPF in der Euroregion Elbe/Labe sind auf deutscher Seite Frau Richter und Frau Kosourová sowie auf tschechischer Seite Frau Heinzlová und Frau Rožánková. Die Kontaktinformationen finden Sie hier:

für deutsche Antragsteller  für tschechische Antragsteller

Die anderen sächsisch-tschechischen Euroregionen erreichen Sie hier:

Euroregion Neisse-Nisa-Nysa
Euroregion Erzgebirge/Krušnohoří
Euregio Egrensis

Vorfinanzierung

Die Förderung aus dem Kleinprojektefonds wird immer erst nach Abschluss und Abrechnung des Projekts ausgezahlt. Es gibt keine Vorschüsse, deshalb muss das Projekt komplett vorfinanziert werden.

Unterschätzen Sie bitte nicht die notwendige Dauer der Vorfinanzierung. Diese kann auch ohne Abrechnungsprobleme bis zu 1,5 Jahren betragen, bei auftretenden Problemen ggf. auch länger. Dazu eine kurze Erläuterung (das Abrechnungsprozedere finden Sie auf dem letzten Reiter):

  1. Ihr Projekt kann eine Laufzeit bis zu einem Jahr haben. Es kann also passieren, dass sie am Anfang anfallende Kosten erst nach einem Jahr in die Abrechnung einbringen können. Zwischenabrechnungen sind nicht möglich.
  2. Nach dem Abschluss des Projektes müssen Sie alle Rechnungen erhalten und begleichen. Dann müssen Sie die Abrechnungsunterlagen zusammenstellen.
  3. Sie reichen danach die Unterlagen bei der Euroregion ein. Hier findet nur eine formale Vorprüfung statt, die schnell gehen kann, wenn keine Probleme erkannt werden. Allerdings werden die Abrechnungen nur quartalsweise an die Sächsische Aufbaubank (SAB) zur Prüfung weitergereicht. Im ungünstigsten Falle vergehen bis dahin also weitere drei Monate.
  4. Daraufhin hat die SAB max. drei Monate Zeit, die Belege zu prüfen. Bei positivem Ergebnis erfolgt relativ bald die Auszahlung der Mittel.

Ganz ohne schuldhafte Verzögerung eines Beteiligten kann hier also ein recht langer Zeitraum zwischen Begleichung der ersten Rechnung und Auszahlung der Fördermittel zusammenkommen.

Tipp: Teilen Sie Ihr Projekt ggf. in Teile auf (Vorsicht: Wiederholungen vermeiden, sonst wird der Fördersatz reduziert - siehe hier), um nicht ein Jahr bis zur Einreichung der Abrechnung warten zu müssen. Allerdings wird damit der Aufwand für die Antragstellung erhöht.

Lead Partner

Im Kleinprojektefonds gilt das Lead-Partner-Prinzip. Der Lead Partner stellt den Antrag, und nur er kann Kosten geltend machen und Förderung erhalten. Haben beide Partner Ausgaben, können Sie zwei Spiegelprojekte beantragen.

Zuständige Euroregion

Der Antrag ist bei der Euroregion einzureichen, in der der Lead-Partner seinen Sitz hat. Die Euroregion Elbe/Labe umfasst auf deutscher Seite das komplette Gebiet des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und der Landeshauptstadt Dresden. Auf tschechischer Seite umfasst es grundsätzlich das Gebiet der vier Kreise Děčín, Ústí nad Labem, Teplice und Litoměřice. Einige Gemeinden am Rand gehören allerdings zu den Euroregionen Krušnohoří bzw. Nisa. Den genauen Zuschnitt der Fördergebiete aller sächsisch-tschechischen Kleinprojektefonds finden Sie im Umsetzungsdokument in Punkt 4.1.

Online-Antrag und Anlagen

Der Antrag wird online in Deutsch und Tschechisch ausgefüllt und eingereicht. Die Adresse dafür lautet:

eel.kpf-fmp.eu

Der Antrag muss nach der Einreichung über das Online-Portal dennoch ausgedruckt und unterschrieben und dem Projektsekretariat zugeschickt werden.

Dem sind von deutschen Lead Partnern die folgenden Anlagen beizufügen (wenn zutreffend):

  • Satzung beider Projektpartner
  • Vereinsregister-/Handelsregisterauszug beider Projektpartner
  • Vertretungsberechtigung für Unterzeichner des Antrags von beiden Projektpartnern
  • Einwilligungserklärung beider Projektpartner zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten (Formular hier zum Download)
  • Preisvergleiche (siehe unten)

Preisvergleiche

Für externe Dienstleitungen oder Anschaffungen sind evtl. Preisvergleiche abzugeben. Die Regeln dafür unterscheiden sich danach, ob der Antragsteller ein öffentlicher (Städte, Gemeinden, deren Verbände, Behörden etc.) oder ein nicht-öffentlicher Auftraggeber (Vereine, Verbände, Stiftungen, Unternehmen etc.) ist.

Regelungen für nicht-öffentliche Auftraggeber

Regelungen für öffentliche Auftraggeber

Formale und fachliche Prüfung

Nach Einreichung des Antrages prüft das Sekretariat die formale Richtigkeit und fachliche Förderfähigkeit. Die formale Kontrolle überprüft, ob der Antrag vollständig und zweisprachig ist. In fachlicher Hinsicht wird geprüft, ob der Projektinhalt nach den Regeln des Kleinprojektefonds förderfähig ist. Im Rahmen dieser Kontrollen werden möglicherweise Unterlagen oder Informationen vom Antragsteller nachgefordert.

Registerierung

Nach erfolgreichem Abschluss der formalen und fachlichen Prüfung wird der Projektantrag registriert und erhält eine Registrierungsnummer. Ab diesem Moment kann – auf eigenes Risiko – mit der Umsetzung des Projektes begonnen werden. Ein vorzeitiger förderunschädlicher Maßnahmebeginn in diesem Sinne ist ohne gesonderte Beantragung zulässig (mehr unter Durchführung des Projekts).

Aber Achtung: Jeder Schritt der Projektumsetzung VOR dem Tag der Registerierung führt zum Verlust ALLER Fördermittel!

Lokaler Lenkungsausschuss

Über die beantragte Förderung des Projektes entscheidet der Lokale Lenkungsausschuss. Dieses Gremium hat 14 Mitglieder, welche die Gebietskörperschaften in der Euroregion Elbe/Labe vertreten. Zudem hat es eine Reihe beratender Mitglieder aus den Bereichen Soziales, Umwelt, Tourismus und Wirtschaft.

Wir der Projektantrag bewilligt, so erhält der Begünstigte (Lead Partner) eine Zuwendungsvertrag zugesandt. Andernfalls wird er über die Ablehnung und die Gründe dafür informiert.

Die Ablehnungsquote im Kleinprojektefonds in der Euroregion Elbe/Labe liegt bisher bei ca. 10%.

Eine Übersicht der Sitzungen des Lokalen Lenkungsausschusses inkl. aller Zahlen zu beantragten und bestätigten Projekten finden Sie hier.

Widerspruch gegen Ablehnung

Der Antragsteller kann gegen die Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses innerhalb von 30 Kalendertagen nach Bekanntgabe der Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses schriftlich Beschwerde bei dem zuständigen KPF-Projektsekretariat einlegen. Der Lokale Lenkungsausschuss entscheidet in einer weiteren Sitzung, ob dem Widerspruch abgeholfen werden kann oder nicht.

Vorzeitiger Maßnahmebeginn

Sie müssen mit der Umsetzung des Projektes nicht bis zur Entscheidung des Lokalen Lenkungsausschusses warten, sondern können damit bereits ab der Registrierung (siehe Entscheidung über das Projekt) beginnen. Als Umsetzung des Projektes gilt jedes Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung im Zusammenhang mit dem Projekt, also z.B. eine Bestellung oder ein anderer Vertragsschluss. Das betrifft leider auch Reservierungen, die kostenfrei storniert werden können.

Vergabe externer Aufträge

Für die Vergabe externer Aufträge (Dienstleistungen, Beschaffungen) gelten die Vorschriften des Umsetzungsdokumentes, Nr. 6.3. In vielen Fällen ist ein Preisvergleich notwendig. Die Regeln dafür unterscheiden sich danach, ob der Antragsteller ein öffentlicher (Städte, Gemeinden, deren Verbände, Behörden etc.) oder ein nicht-öffentlicher Auftraggeber (Vereine, Verbände, Stiftungen, Unternehmen etc.) ist.

Regelungen für nicht-öffentliche Auftraggeber

Regelungen für öffentliche Auftraggeber

Bitte beachten Sie auch die Hinweise zu Fallstricken bei der Einhaltung der relevanten Wertgrenzen.

Dokumentieren Sie bei allen Auftragsvergaben, wo ein Preisvergleich notwendig ist, diesen möglichst detailliert. Das beinhaltet alles von der ersten Anfrage über die eingegangenen Angebote bis zur Auftragserteilung. Sollten Sie einen Preisvergleich im Internet vornehmen (z.B. für Unterkünfte), so dokumentieren Sie diesen am besten mit Screenshots. All das muss am Ende den Abrechnungsunterlagen beigefügt werden.

Publizitätsvorschriften

Vergessen Sie bloß nicht, während der Durchführung des Projektes die Publizitätsvorschriften der Europäischen Union zu beachten. Die zwei wichtigsten Punkte dabei sind:

  1. der Hinweis auf die Förderung auf allen geförderten Drucksachen und Gegenständen mit Logo der EU und dazugehörigem Text (Größe und Farbversion beachten!) sowie
  2. der Hinweis auf die Förderung bei Veranstaltungen in Form eines Aushangs mit Logo der EU und dazugehörigem Text (Vorlage vorhanden).

Weitere Details finden Sie hier.

Heben Sie unbedingt ein Exemplar von allen Publikationen usw. auf, um dieses mit der Abrechnung als Nachweis einzureichen.

Zweisprachigkeit

Alle Publikationen im Projekt müssen mindestens zweisprachig veröffentlicht werden, also auf Deutsch und Tschechisch. Die genauen Details dazu finden Sie hier.

Vor-Ort-Kontrollen

Die Euroregion ist verpflichtet, bei einem bestimmten Teil der Projekte eine Vor-Ort-Kontrolle durchzuführen. Deshalb müssen alle Begünstigten das Projektsekretariat rechtzeitig über die Durchführung von Veranstaltungen informieren und den Zugang dazu für die Mitarbeiter*innen sicherstellen.

Nach Abschluss des Projektes erfolgt die Abrechnung. Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt im Erstattungsprinzip und ausschließlich nach Vorlage und Prüfung bezahlter Rechnungen und Buchungsbelege. Auf der deutschen Seite sind an diesem Prozess sowohl das KPF-Sekretariat der Euroregion als auch die Sächsische Aufbaubank (SAB) beteiligt. Auf der tschechischen Seite führt die Kontrolle das KPF-Sekretariat durch. Bei Projekten mit Befangenheit übernimmt diese Kontrolle das Zentrum für Regionalentwicklung in Chomutov.

Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen

Abzugeben sind alle Abrechnungsunterlagen (entsprechend Ihres Zuwendungsvertrages Punkt 11) in dieser Reihenfolge:

  • Belegliste in Papierform und elektronisch (Download der Vorlage hier),
  • Zahlungsnachweise (Handkassenbuch, Kontoauszüge),
  • Rechnungen/Quittungen/Verträge,
  • Vermerke über Vergaben bzw. Preisvergleiche,
  • Nachweise zu Bestellungen bzw. Beauftragungen,
  • Nachweise zu Einnahmen,
  • Teilnehmerlisten,
  • Nachweise zu Publizitätsmaßnahmen,
  • Abschlussbericht mit integriertem Auszahlungsantrag (aus dem Online-System).

Viele wichtige Informationen zu den einzelnen Abrechnungsunterlagen finden Sie hier: Abrechnungsunterlagen im Detail

Prüfung der Abrechnung und Auszahlung

Der Ablauf der Abrechnungsprüfung bis hin zur Auszahlung der Fördermittel ist folgender:

  • Sie geben bei der Euroregion die Abrechnungsunterlagen ab.
  • Die Euroregion führt eine grobe Prüfung der Vollständigkeit Ihrer Unterlagen durch. Ggf. werden weitere Unterlagen von Ihnen nachgefordert.
  • Die Euroregion reicht die Unterlagen mit einem Prüfprotokoll an die SAB weiter. Dort erfolgt die Kontrolle der Recht- und Ordnungsmäßigkeit aller abgerechneten Ausgaben. Die Weitergabe erfolgt üblicherweise im Rahmen von Quartalsabrechnungen im Januar, April, Juli und Oktober.
  • Die SAB prüft die Abrechnung und teilt der Euroregion das Ergebnis mit. Manchmal werden fehlende Unterlagen oder Informationen in diesem Schritt nachgefordert, aber oft auch nicht. Dann werden Teile der Ausgaben nicht anerkannt. Dieser Schritt darf bis zu drei Monate dauern.
  • Die SAB teilt der Euroregion das Ergebnis der Prüfung mit und zahlt die anerkannten Fördermittel an die Euroregion aus.
  • Die Euroregion teilt Ihnen das Ergebnis der Prüfung mit und überweist Ihnen die Fördermittel.

Hilfreiche Hinweise zur Einschätzung der Dauer der Prüfung finden Sie im Abschnitt zur Vorfinanzierung.